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Arxivar - Document Management e Conservazione Sostitutiva

 

Arxivar

ARXIVAR è la piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali che vi permette di archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione: documenti di Office, mail, fax, file, documenti cartacei, disegni, film, musica, immagini, spool di stampa, ecc.

Con Arxivar potrete gestire la sicurezza, il flusso dei processi (workflow), la distribuzione, la firma digitale, la conservazione sostitutiva, la pubblicazione sul WEB, l'organizzazione e l'associazione dei documenti per formare una pratica e molto altro ancora.

Arxivar è il prodotto ideale per le aziende certificate (ISO 9000) o che voglio regolare la creazione dei documenti secondo degli standard unificandone il punto di partenza e gestendone le diverse revisioni.

 

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Gestione documentale

Con Arxivar è possibile gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, i documenti e le note, i log, gli allegati, le associazioni, i fascicoli, i promemoria, i protocolli, i moduli, archiviare i documenti in modo massivo, stabilire delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all'interno dell'azienda.

 
Profilo del documento

A ogni documento viene associata una serie di informazioni che lo caratterizzano. I campi che compongono il profilo del documento possono essere personalizzati dall'amministratore per ogni tipologia di documento. Tutti i campi definiti nel profilo del documento sono chiavi di ricerca.

 
Ricerche avanzate

E' possibile effettuare all'interno di Arxivar la ricerca dei documenti, in modo facile e veloce. Le ricerche che si effettuano più frequentemente possono essere "salvate" e "lanciate" senza dover essere reimpostate. Inoltre è possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca, per un risultato mirato alle singole esigenze.

Gestione delle revisioni

Un documento archiviato non è più modificabile, in quanto Arxivar garantisce l'integrità dei documenti. E' comunque possibile registrare nuove revisioni del documento, mantenendo lo storico delle revisioni sempre consultabile.

 
Gestione delle relazioni

E' possibile definire delle relazioni logiche tra documenti assegnando loro anche un nome di riferimento. Le relazioni sono in grado di legare tra loro diversi documenti, consultarli ed averne dunque una rapida reperibilità.

 
Pratiche

Le pratiche di Arxivar sono uno strumento utile per organizzare e raggruppare documenti logicamente connessi tra loro( ad esempio documenti che appartengono alla stessa commessa cliente), riproponendo in forma elettronica il classico utilizzo di pratiche cartacee.

Modulo Web

Attraverso il modulo WEB possiamo accedere alle nostre informazioni sfruttando un normalissimo browser quindi da un qualsiasi luogo nel mondo che abbia un accesso internet, ed eseguire tutte le operazioni di gestione normalmente eseguite sul client tradizionale.

 
Workflow

Con questo Modulo possiamo associare ai nostri documenti un flusso operativo rendendo le nostre informazioni "attive". Si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono/possono vedere un documento, firmarlo o distribuirlo. Tutto il flusso viene tenuto sotto controllo.

 
Conservazione sostitutiva

L'Archiviazione ottica è una procedura con la quale i documenti cartacei vengono come fotografati usando apposite apparecchiature e memorizzati su dischi ottici, in modo da poter essere facilmente reperiti e visualizzati utilizzando un qualsiasi personal computer.

Spool Recognition

Il modulo permette di integrare perfettamente qualsiasi sistema già presente in azienda (Gestionale Windows, AS/400, CRM, Call Center) per acquisire in automatico qualunque tipo di documento. In particolare permette di acquisire documenti del ciclo attivo, impostando delle regole mirate per l'importazione dei documenti direttamente da gestionale.

 
Barcode

Con questo modulo è possibile profilare i documenti da archiviare generando un etichetta adesiva ed un codice a barre identificativo del documento, così facendo si può subito acquisire logicamente il documento e solo in un secondo momento acquisirlo fisicamente.

 
5250 Emulator

Video Capture Il modulo lavora sulle mappe video 5250 emulazione( è indipendente dal tipo di emulatore) e permette di intercettare le informazioni contenute nei singoli campi video e tramite queste richiamare le funzioni di Arxivar come scannerizzazione, apertura o archiviazione di un documento...

Integrazione con mail

Arxivar integra nativamente un client di posta elettronica che consente di inviare e ricevere mail e di gestirle in diverse cartelle. Si collega ai diversi server di posta (Exchange, Notes, POP3). Tutte le mail inviate o ricevute possono essere automaticamente archiviate in Arxivar.

 
Integrazione con fax

Arxivar integra nativamente i più comuni fax server per l'invio e la ricezione automatica di fax, tra i quali fax server di Windows 2003 server, Faxsys, Zetafax, Faxmaker etc. Per i fax inviati allega al documento il relativo rapportino di spedizione.

 
SDK

Il Modulo SDK consente ad applicazioni diverse di usufruire di una serie di funzionalità richiamando funzioni native di Arxivar. Il modulo mette a disposizione una serie di classi e funzioni utili alla creazione di personalizzazioni o integrazioni di programmi di terzi con Arxivar.

Firma digitale

La firma elettronica costituisce la tecnologia abilitante per la validità giuridica di un documento elettronico. Il modulo provvede a tutte le operazioni di firma, di verifica e di crittografia richieste dal sistema. Provvede inoltre alla marcatura temporale e alla verifica delle firme.

 
OCR

Con Arxivar OCR è finalmente possibile acquisire ed editare il testo dei documenti archiviati tramite scanner. Il testo acquisito viene associato al documento ed in ogni momento è possibile modificarlo ed utilizzarlo per affinare la ricerca dei documenti all'interno del repository utilizzando la funzione di ricerca Full Text.

 
Protocollo PA

Arxivar rappresenta un sistema integrato per la gestione dei processi documentali della Pubblica Amministrazione, in base a quanto disposto dalla normativa vigente e secondo le indicazioni del CNIPA, tenendo conto dei principi di trasparenza, efficacia ed efficienza dei procedimenti amministrativi.

CD Reader

Mediante l'utilizzo di CD Reader è possibile esportare una o più sezioni di archivio su un Cd autoconsistente. Il CD, oltre ai file contenuti nelle sezioni di archivio esportate, contiene un motore di ricerca che permette di individuare i documenti ricercandoli secondo le stesse chiavi utilizzate dal sistema documentale.