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Spool Master

Stampa di qualità e distribuzione elettronica avanzata degli spool IBM iSeries AS/400

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Arxivar

Il sistema completo e modulare per il Document Management, il Workflow e la Conservazione Sostitutiva

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Sapsa Bedding

L'Azienda

Sapsa Bedding

Sapsa Bedding è da oltre 75 anni il leader mondiale nel settore dei materassi in lattice, per qualità e innovazione.

I materassi e guanciali Pirelli in lattice di gomma nascono nel 1929, prodotti da Pirelli Sapsa, una società del Gruppo Pirelli.

Nel 1992 Sapsa Bedding crea un gruppo autonomo, restando licenziataria del marchio "Pirelli Bedding" e raggiungendo una dimensione europea.

Diventa famosa la sua filosofia del "Dormire Sano", ispirata a valori di ecologia, salute, igiene ed anallergicità.

Dal 2001 Sapsa Bedding è parte del gruppo Sealy Corporation, primo produttore mondiale di materassi.

La Piattaforma Hardware e Software

Il sistema informativo di Sapsa Bedding si basa principalmente su sistemi IBM iSeries AS/400, sui quali vengono eseguite applicazioni gestionali sviluppate in linguaggio Cobol.

L’Esigenza

La necessità inizialmente manifestata da Sapsa Bedding è stata quella di adottare un sistema di stampa di qualità per sistemi IBM iSeries che permettesse di produrre i documenti cartacei più comuni (Ordini, Fatture) in forma grafica, senza l’impiego di moduli continui prefincati e di stampanti a impatto.

La struttura e le dimensioni dell’Azienda richiedevano una soluzione affidabile, flessibile e facilmente amministrabile a livello centrale, in grado di gestire tutte le tematiche legate al contesto multisocietario e distribuito di Sapsa Bedding (consociate, sedi dislocate all’estero, etc.).

Successivamente, dato il considerevole volume di Clienti e Fornitori, la Società ha puntato a rendere più efficienti ed economici i flussi di spedizione verso i propri interlocutori esterni mediante la generazione dei documenti aziendali in forma elettronica e la loro trasmissione automatica per E-Mail e Fax.

Oltre a ciò, Sapsa Bedding ha scelto di utilizzare sempre più frequentemente la conversione delle proprie stampe in formato elettronico anche all’interno della propria organizzazione per gestire lo scambio di informazioni sia in forma grafica (PDF) sia di dati strutturati (CSV, XLS).

La Soluzione

Con l’introduzione di SPOOL MASTER Sapsa Bedding a potuto rimpiazzare in tempi brevi e con facilità il procedimento di stampa dei documenti “grafici”, riducendo progressivamente l’impiego di stampanti ad aghi dedicate e di moduli continui prefincati e iniziando invece a utilizzare comuni stampanti laser PCL5 e normali fogli di carta bianca.

Tramite l’aggiunta dei necessari elementi grafici eseguita dinamicamente da SPOOL MASTER in fase di stampa (fincature, loghi, font e barcode) e grazie alle funzioni avanzate di stampa del prodotto, l’Azienda è stata in grado di raggiungere un risultato equivalente o superiore a quello ottenuto per mezzo dei moduli prestampati, eliminando però tutte le problematiche e i costi legati a tale tipo di approccio tradizionale (approvvigionamento, distribuzione e stoccaggio della modulistica, smaltimento e sostituzione dei fincati obsoleti, caricamento e cambio dei prestampati eseguiti dall’operatore in base al tipo di documento e/o alla società, smistamento e distribuzione manuale delle diverse copie, etc.).

Rendendosi via via più autonomo nell’uso del prodotto, il personale di Sapsa Bedding ha esteso la soluzione di stampa di SPOOL MASTER a un numero sempre crescente di documenti andando a coprire una serie di casistiche dalle caratteristiche meno impegnative (come ad esempio la mera applicazione delle diverse carte intestate o il semplice ridimensionamento della stampa) a quelle più complesse (fincature variabili, redistribuzione e rimappatura condizionale del testo, aggiunta di condizioni commerciali sulla facciata retro etc.).

Un caso particolare ha riguardato l’emissione dei Documenti di Trasporto (D.D.T.), dove la sostituzione della stampa su moduli continui ha reso necessario l’integrazione di alcune funzioni di SPOOL MASTER relative alla sequenza di stampa delle pagine e all’applicazione dei comandi di finitura destinati alle stampanti multifunzione (come ad esempio la pinzatura di blocchi di pagine).

A seguito di tali implementazioni, anche per questo documento è stato possibile abbandonare l’uso dei moduli prefincati ottenendo l’ordine di stampa e la finitura più efficienti rispetto alle operazioni di consegna delle diverse copie e dell’apposizione della firma da parte del mittente e del vettore.

Parallelamente all’attivazione della gestione cartacea, Sapsa Bedding ha anche deciso di sfruttare le funzioni di SPOOL MASTER riguardanti la conversione dei documenti in formato elettronico (ad esempio, come file PDF), la loro archiviazione in rete e la spedizione per mezzo di E-Mail e Fax.

Attivando la trasmissione automatica dei documenti del ciclo passivo e attivo per E-Mail e Fax, l’Azienda ha notevolmente ridotto i tempi e costi di spedizione diminuendo le spese postali ed eliminando tutti gli interventi manuali prima necessari (smistamento del cartaceo, imbustamento, affrancatura, scansione del cartaceo per l’invio con posta elettronica, invio per Fax eseguito manualmente dall’operatore, etc.).

Il reperimento automatico delle informazioni attinenti alla spedizione (indirizzi di posta elettronica, numeri di telefax, eventuali testi accompagnatori in lingua o copertine etc.) è stato realizzato sfruttando la capacità di SPOOL MASTER di accedere in tempo reale alle anagrafiche dell’ambiente gestionale AS/400 per mezzo di appositi programmi di interfacciamento in RPG o Cobol (Programmi Utente o Exit Program), che nel caso in esame sono stati sviluppati direttamente dalla stessa Sapsa Bedding.

Un ulteriore vantaggio è derivato all’Azienda dalla produzione e dall’archiviazione in rete di documenti elettronici PC di vario formato (PDF, TXT, CSV, XLS) e contenuto (Ordini, D.D.T., Fatture, Statistiche di Vendita, Schede di Magazzino etc.) per proprio uso interno.

Dal momento che SPOOL MASTER offre la possibilità di denominare tali file in base a criteri completamente parametrici (ad esempio, tipo + numero + data del documento) e di salvarli all’interno di strutture di cartelle create in modo totalmente automatico e dinamico (ad esempio, Società/Tipo Documento/Anno/Mese, Società/Cliente/Anno/Mese, Società/Agente/Cliente/Anno+Mese, Società/Filiale/Statistiche/Vendite e simili), Sapsa Bedding ha potuto attivare e alimentare in modo semplice ma efficace un sistema di archiviazione e distribuzione dei documenti provenienti da AS/400 alternativa (o parallela) al cartaceo, finalizzata a facilitare la ricerca e la consultazione da parte del proprio personale.

L’estrazione di informazioni contenute in taluni spool di stampa (statistiche, listini etc.) ha infine consentito a Sapsa Bedding di distribuire file contenenti dati “strutturati” (CSV, XLS) direttamente elaborabili tramite fogli di calcolo, rendendo superflua ogni operazione di digitazione e di formattazione manuale da parte degli Utenti.

“Il rapporto di collaborazione dimostrato dal personale tecnico e commerciale di DEV ha incentivato lo sviluppo di nuove soluzioni con l’evoluzione delle problematiche aziendali. Competenza e proattività fanno del Team DEV un valido collaboratore e di SPOOL MASTER una soluzione vincente.”